Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


14:31 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Скорость

Скорость

Хочу сразу сказать о том, что название статьи никак не связано с известным кинофильмом под названием «Скорость». Данное название выбрано и не для того, чтобы привлечь внимание читателя. Цель статьи – ...
Как устроены водоотводные системы?

Как устроены водоотводные систем...

Избыток воды на приусадебном участке — собранную при помощи дренажа воду, а также дождевую и талую — необходимо отвести за его пределы. Существуют два принципиальных способа орга...
Как монетизировать свой сайт?

Как монетизировать свой сайт?

Любой сайт способен приносить доход выше, чем требует затрат, это известно практически каждом активному пользователю интернета. Если бы создание сайтов было делом невыгодным, то большинство сайтов про...
Способы расслабления при беременности и во время родов

Способы расслабления при беремен...

Расслабляться – становиться слабой. На женщину в начале материнства сваливается огромный, не знакомый ранее груз ответственности. Она больше не принадлежит самой себе. Она теперь отвечает не только з...
Санкт Петербургский стиль кухни. Какие кухни покупают?

Санкт Петербургский стиль кухни....

Кухня - «голова» всего дома, помещение, без которого нельзя представить ни одну квартиру. Кухня — у каждого из нас она своя, но всегда теплая, уютная, в ней светло и вкусно пахнет... Как говорится, ск...
А вы знаете, как правильно укладывать волосы?

А вы знаете, как правильно уклад...

Современные методы укладки позволяют придать волосам практически любую форму. Но, сколько бы ни было в мире причесок, любую из них можно отнести к одному из четырех типов: переднему, обратному, к...
Культура и искусствоITМедицина и здоровьеСтроительство и ремонтДом и семьяЕда, рецептыПсихологияБизнес и финансыОбразованиеФауна и флораИнтимная жизнь
Интересное:

Новости развития информационнного портала:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.