Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


14:31 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Триллер «Что скрывает ложь», или Как Земекис ворошил скелеты в шкафу?

Триллер «Что скрывает ложь», или...

Спрашивается, зачем Роберту Земекису понадобилось работать в совершенно несвойственном ему жанре мистического триллера? Для расширения кругозора или поиска новых путей развития? Впрочем, когда узнаешь...
Соблюдаются ли санитарные нормы на пищевых производствах? Вспоминая вкус «Дюшеса»

Соблюдаются ли санитарные нормы ...

Ка-ак? Кто-то не знает, что такое «Дюшес»? О времена! О нравы! В лучезарное время моего уже позднего детства… Ну, это когда октябрятский значок ещё на груди, но до пионерского галст...
Все болезни человека имеют всего пять причин!

Все болезни человека имеют всего...

Здравствуйте! Знаете ли вы, сколько причин, воздействуя на здоровье человека,вызывают более 6000 заболеваний? Действительно, по данным Всемирной Организации Здравоохранения, во всём мире зарегист...
Что такое понты?

Что такое понты?

Как часто нам приходится слышать слово «понты» либо производные от него! При этом и употребляющие данный термин и слышащие его представляют, о чем идет речь. Однако на просьбу сформулирова...
Экономические циклы

Экономические циклы

Автор:Ковпинец Артём.Студент 2 курса Школы Экономики и Менеджмента Очень много  исследователей пытались разгадать тайну циклических колебаний рыночной экономики. Проведя огромное количество иссле...
Выбираем офисную мягкую мебель

Выбираем офисную мягкую мебель

К выбору офисного дивана следует подойти весьма серьезно, т. к. диван, как и вся остальная офисная мебель, является в некотором роде визитной карточкой компании. Офисная мягкая мебель должна быть нед...
Культура и искусствоITМедицина и здоровьеСтроительство и ремонтДом и семьяЕда, рецептыПсихологияБизнес и финансыОбразованиеФауна и флораИнтимная жизнь
Стоит прочесть:

Новости развития информационнного портала:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.